Дебиторская задолженность — это требования бизнеса к покупателям, поставщикам и другим лицам, которые ещё не исполнены. Чаще всего это деньги за уже переданный товар или выполненную работу. В более широком учёте сюда входят и выданные авансы: поставщик получил оплату, но ещё должен поставить товар или оказать услугу.
Для владельца недостаточно знать общую сумму. Нужно понимать, кто должен, за что, когда исполнит обязательство и что мешает расчёту. Долг покупателя может дать денежное поступление. Аванс поставщику обычно закрывается поставкой, поэтому его нельзя автоматически включать в будущие поступления денег.
С другой стороны сделки возникает кредиторская задолженность. Если вы отгрузили товар с отсрочкой, покупатель должен вам. Если вы сами получили аванс от клиента, обязательство выполнить работу лежит на вас. Эту разницу легко потерять, когда в одном отчёте смешаны покупатели и поставщики.
Ниже три условных примера. Суммы приведены для управленческого контроля до резервов; налоговые расчёты, проводки и списание долгов здесь не рассматриваются.
Как посчитать долг покупателя
Условная оптовая компания отгрузила товар на 300 000 ₽. Покупатель оплатил 120 000 ₽, а оставшуюся сумму должен перечислить по договору через 20 дней после отгрузки. Других расчётов по этой поставке нет.
На дату проверки дебиторская задолженность покупателя составляет 180 000 ₽: 300 000 − 120 000. Срок оплаты ещё не наступил, поэтому этот остаток не просрочен. После дополнительного платежа 100 000 ₽ долг уменьшится до 80 000 ₽: 180 000 − 100 000.
В реестре нужны сумма по конкретной поставке и платежи, которые её погашают. Если покупатель оплатил несколько счетов одним переводом, сначала выясните, к каким поставкам относится платёж. Иначе по одному счёту останется ложный долг, а по другому появится лишняя оплата.
Остаток долга нельзя считать новой выручкой при поступлении денег. Покупатель оплачивает уже состоявшуюся продажу. Также эти 180 000 ₽ нельзя прибавлять к доступным деньгам на счёте: пока оплаты нет, выплатить ими зарплату или аренду не получится. Возможность таких выплат проверяют в платёжном календаре, с учётом ожидаемой даты поступления.
Почему аванс поставщику тоже дебиторка
Второй пример: мастерская перечислила поставщику аванс 200 000 ₽ за материалы. Поставщик передал и мастерская приняла материалы стоимостью 140 000 ₽. Вся стоимость этой поставки погашает аванс, отдельной доплаты нет. Незакрытый аванс поставщику составляет 60 000 ₽: 200 000 − 140 000.
Такая дебиторская задолженность отличается от неоплаченной продажи. Мастерская ждёт оставшиеся материалы на 60 000 ₽. Возврат этой суммы деньгами зависит от условий договора и оснований для возврата. Простое желание пополнить счёт не превращает аванс в гарантированный денежный приход.
Если смешать этот аванс с долгами покупателей, прогноз поступлений будет завышен. В реестре отметьте способ погашения: оплата, поставка или другое исполнение. Для аванса проверьте срок поставки и документы на уже принятые материалы. Для долга покупателя потребуется проверить срок оплаты.
Понятие торговой дебиторки у CFI относится к неоплаченным продажам. В российской практике контроль выданных авансов ведут отдельно от них. Поэтому при сравнении отчётов сначала уточните состав показателя: в него могут входить разные требования к контрагентам.
Как отделить текущие долги от просроченных
Наличие долга само по себе не означает задержку. Просроченная дебиторская задолженность появляется, когда согласованный срок исполнения прошёл, а обязательство осталось неисполненным. Обещание клиента «заплачу на следующей неделе» запишите отдельно: обещание в переписке не стоит автоматически считать изменением договора.
У условного агентства на дату проверки три неоплаченных остатка по выполненным и принятым работам:
- Клиент «Альфа» должен 150 000 ₽, срок оплаты ещё впереди.
- Клиент «Бета» должен 100 000 ₽, платёж просрочен на 5 дней.
- Клиент «Гамма» должен 50 000 ₽, платёж просрочен на 30 дней.
Всего покупатели должны 300 000 ₽: 150 000 + 100 000 + 50 000. Просрочено 150 000 ₽: 100 000 + 50 000. Доля просрочки равна 50%: 150 000 / 300 000 × 100%. В этом примере авансов поставщикам нет, все требования денежные.
Этот процент описывает выбранный портфель, но не задаёт универсальную норму для бизнеса. У «Беты» стоит проверить причину недавней задержки. По «Гамме» нужно выяснить, что мешает оплате уже месяц: спор по работе, потерянные документы или нехватка денег. Суммы и длительность задержки помогают выбрать порядок действий, но сами по себе не доказывают безнадёжность долга.
Как управлять дебиторской задолженностью
Начните с реестра, где каждый остаток связан с конкретным обязательством. Для него запишите контрагента, основание долга, сумму и договорный срок. Добавьте ответственного, последнее подтверждение клиента и следующее действие. Один итог по контрагенту может скрывать несколько счетов с разными датами оплаты.
Дальше управление дебиторской задолженностью зависит от причины задержки:
- Счёт или акт не дошёл. Уточните, кому он отправлен и принят ли в работу. Повторная отправка полезнее очередного общего напоминания о долге.
- Есть спор по объёму или качеству. Отделите спорную часть от суммы, которую клиент подтверждает. Назначьте ответственного за разбор претензии и зафиксируйте, каких документов не хватает.
- Клиенту не хватает денег. Обсудите реалистичный график, проверяйте исполнение каждого обещанного платежа. Новые условия оформляйте с учётом договора. Сам график ещё не обеспечивает возврата.
- Долг растёт с каждой отгрузкой. До следующей сделки пересмотрите доступную отсрочку и лимит неоплаченных поставок. Изменения согласуйте заранее, не подменяя ими уже действующие обязательства.
Раз в неделю сравнивайте общий остаток, просроченную сумму и долги с самой долгой задержкой. Посмотрите также, какая часть денежных требований приходится на одного покупателя. Даже небольшая доля просрочки может оказаться проблемой, если ожидаемый платёж нужен для ближайшей обязательной выплаты.
Разбор по срокам описан в учебном материале CFI об aging-отчёте. Группы задержки выбирайте под свои договоры. Готовые интервалы из чужого примера не определяют, когда именно ваш клиент нарушил срок.
В платёжный календарь переносите ожидаемые денежные поступления с датой и основанием ожидания. Спорные суммы и неподтверждённые обещания выделяйте отдельно. По авансам проверяйте исполнение поставки, не складывая её стоимость с деньгами, которые должны прийти на счёт.
Частые вопросы и связанные термины
Любая дебиторская задолженность уже просрочена?
Нет. Если договорный срок ещё не наступил, требование остаётся текущим. В примере агентства 150 000 ₽ от «Альфы» входят в общий долг, но в просрочку не включаются. Дату нарушения определяют по согласованным условиям исполнения.
Можно ли убрать старый долг из реестра?
Управленческую оценку риска и бухгалтерское списание нужно разделять. Давняя задержка требует проверки документов и оснований. Порядок списания и налоговые последствия разбирают с бухгалтером по конкретному долгу. Удаление строки из таблицы не означает, что контрагент рассчитался.
Можно ли вычесть собственные долги из дебиторки?
Для контроля сначала покажите обязательства обеих сторон отдельно. За общей разницей могут скрываться разные сроки, договоры и контрагенты. Возможность зачёта проверяют по конкретным обязательствам; автоматическое вычитание в отчёте не заменяет такую проверку.
Аванс от покупателя входит в дебиторку?
Полученный аванс создаёт ваше обязательство перед покупателем выполнить согласованную работу или передать товар. Выданный аванс создаёт требование к поставщику. Поэтому направление платежа меняет, на чьей стороне находится долг.
Связанные термины:
- Кредиторская задолженность: обязательства самого бизнеса перед другими лицами.
- Кассовый разрыв: нехватка доступных денег к сроку платежа, которая возможна при наличии долгов покупателей.
- Оборачиваемость дебиторки: скорость погашения денежных требований; её расчёт требует сопоставимых данных за период.
